Politique de Confidentialité

Responsable du traitement & répartition des rôles

Le service Kotbo est édité et opéré par :

• Elouan Passereau — klaynight.fr
• Nathan Rontey — nathaan.me

Contact vie privée : [email protected] · Coordonnées complètes sur la page Mentions légales.

Kotbo est un bot Discord pour les communautés francophones (gestion du staff, modération, tickets, statistiques, niveaux, événements, candidatures, économie, organisation générale). Il n'opère que sur les serveurs où il a été explicitement invité.

1.1 Qui est responsable de quoi

La qualification n'est pas globale : elle dépend du traitement. Le tableau ci-dessous précise, pour chaque grande finalité, si Kotbo agit comme sous-traitant (sur instruction de l'administrateur) ou comme responsable (Kotbo décide seul de la finalité et des moyens).

Données collectées

Kotbo ne collecte que les données nécessaires au fonctionnement des modules activés sur chaque serveur. Chaque enregistrement est rattaché à l'identifiant de serveur Discord (Guild ID) concerné. Le tableau ci-dessous récapitule ce qui est réellement stocké en base par catégorie ; il reflète exactement les données restituées par notre outil d'export RGPD.

2.1 Vue d'ensemble par catégorie

2.2 Données de profil Discord

Collectées automatiquement lors d'une interaction avec le bot ou par présence sur un serveur utilisant Kotbo : identifiant Discord (immuable), nom d'utilisateur / tag / nom global / nom d'affichage, avatar et bannière, couleur d'accentuation, locale, biographie publique, date de création du compte, horodatages d'entrée et de sortie du serveur.

2.3 Données d'activité, statistiques et niveaux

Alimentent les modules statistiques, niveaux/XP et le suivi d'activité staff :

2.4 Modération, sanctions & sécurité de serveur

• Identité de l'utilisateur sanctionné et du modérateur, type de sanction (avertissement, kick, timeout, ban temporaire/permanent, softban), motif, durée, expiration, statut, notes de résolution.
• Rapports de sanction : description de l'incident, règles enfreintes, liens et fichiers de preuve déposés.
• Comptes liés (multi-comptes) : association de deux identifiants Discord et métadonnées de preuve (voir §4).
• Appels de bannissement et blacklist des appels : contenu de l'appel, décision, statut.
• Détection comportementale : sessions vocales et échantillons de détection, inviteurs suspendus.
• Blacklist globale : identifiants d'utilisateurs bannis de Kotbo à l'échelle du service, avec motif (traitement dont Kotbo est responsable).

2.5 Données du personnel (module Staff)

Uniquement pour les membres ayant un rôle Staff sur un serveur utilisant le module : grade et historique, avertissements internes, blacklist staff, périodes d'essai/tutorat et rapports de mentor, absences, présences aux réunions, notes confidentielles, votes en sondage staff, démissions, tâches, appels staff, rappels, évaluations, clés API créées par le staff (stockées sous forme de hash).

2.6 Contributions, événements & économie

• Candidatures (recrutement, partenariat) : identité Discord, e-mail si le formulaire le demande, réponses au formulaire (JSON), notes internes du staff, résultat, motif de refus, cooldown de re-candidature.
• Tickets : identité, raison, description et transcript HTML complet — peut contenir tout message échangé avec le staff.
• Événements (quiz, CTF) : identité, score, réponses/résolutions, horodatages.
• Suggestions, réputation, formulaires, Daily Algo, articles : contenu fourni et identifiants des votants le cas échéant.
• Économie / RPG / marketplace : profils de jeu, combats, pêche, guildes, annonces et transactions.
• Engagement : participations aux événements, quêtes, invitations, abonnements aux flux et widgets.

2.7 Authentification au dashboard & audit

L'accès au dashboard utilise OAuth2 Discord (Authorization Code). Les jetons Discord sont chiffrés dans une session serveur temporaire ; le navigateur ne reçoit qu'un identifiant de session aléatoire dans un cookie sécurisé HttpOnly, jamais exposé au stockage JavaScript. Les actions administratives sont consignées dans un journal d'audit (identifiant utilisateur, action, module, horodatage). Détail des cookies dans la politique cookies.

2.8 Sauvegardes de serveur

Le module de sauvegarde peut stocker une photographie du serveur (rôles, salons, permissions, emojis, stickers) ; selon la configuration de l'administrateur, des données membres peuvent y être incluses. Chaque serveur est soumis à un quota de stockage.

2.9 Données techniques globales

• Journaux d'erreurs (BotErrorLog) : message d'erreur, stack trace, source. Peuvent incidemment contenir des identifiants.
• Métriques de modules : compteurs d'activation, d'utilisation et de performance — agrégés, sans identifiant personnel direct.

Journalisation complète des messages

3.1 Données enregistrées

Pour chaque message d'un salon suivi, la table MessageLog stocke :

• le contenu textuel intégral du message ;
• les pièces jointes (nom, URL, type) et le nombre d'embeds ;
• l'auteur (identifiant, nom affiché, avatar) et s'il s'agit d'un bot ;
• les mentions (utilisateurs mentionnés) et la relation de réponse (auteur du message auquel il est répondu) ;
• le salon (identifiant et nom) et le serveur ;
• les horodatages de création, modification et suppression du message.

L'administrateur peut exclure certains salons de la journalisation. Les messages privés (DM) ne sont jamais journalisés.

3.2 Conservation

Les messages sont automatiquement purgés après une durée de rétention configurée par l'administrateur (90 jours par défaut), plafonnée par Kotbo. Une purge automatique s'exécute quotidiennement. Le contenu est également supprimé lorsque le module est désactivé ou lorsque le bot quitte le serveur.

3.3 Base légale & responsabilités

Ce traitement repose sur l'intérêt légitime de l'administrateur (art. 6.1.f RGPD) à modérer et analyser l'activité de sa communauté. Compte tenu de son caractère intrusif, l'administrateur qui l'active doit : informer clairement ses membres au préalable, restreindre l'accès aux personnes habilitées, et définir une durée de conservation proportionnée. Kotbo agit ici comme sous-traitant.

Vérification de sécurité & détection de multi-comptes

À la demande d'un administrateur, un membre peut être invité à effectuer une vérification via une connexion OAuth2 Discord dédiée. L'objectif est de détecter le contournement de sanctions par la création de comptes multiples (« double-comptes »). Les données collectées dépendent du niveau de vérification choisi par l'administrateur.

4.1 Données OAuth demandées selon le niveau

4.2 Données stockées (table SecurityVerification)

• Adresse IP et informations sur l'appareil (navigateur / système) ;
• Adresse e-mail Discord (niveaux moyen et élevé) ;
• Connexions et liste des serveurs Discord (niveau élevé) ;
• la réponse OAuth brute renvoyée par Discord ;
• l'identifiant du compte authentifié et le résultat de la détection (doublon détecté, compte présumé lié, éléments de preuve).

4.3 Logique de détection & conséquences

Kotbo compare les éléments ci-dessus (IP, appareil, e-mail, connexions, comportement) à ceux d'autres comptes du serveur pour repérer une correspondance suspecte. Selon la configuration, le résultat peut déclencher :

• une alerte au staff (NOTIFY_STAFF) pour décision humaine ;
• une liaison automatique de deux comptes (AUTO_LINK) lorsqu'une incompatibilité forte est détectée ;
• un statut « signalé » pouvant conduire à un refus d'accès ou une sanction décidée par le staff du serveur.

4.4 Accès, conservation & contestation

• Qui y accède : le staff habilité du serveur concerné et, pour la maintenance, l'équipe Kotbo (accès minimal, confidentialité).
• Durée : les vérifications non finalisées (en attente / expirées) sont purgées à court terme ; les preuves d'une détection sont conservées le temps nécessaire à la sécurité du serveur, puis supprimées (voir matrice §7).
• Décision automatisée : une liaison ou un refus automatique peut avoir un effet significatif ; vous pouvez demander une intervention humaine, exprimer votre point de vue et contester le résultat (voir §11).
• Comment contester : auprès du staff du serveur, ou via [email protected] pour les traitements relevant de Kotbo.

Finalités et bases légales

Conformément à l'article 6 du RGPD, chaque traitement repose sur l'une des bases légales suivantes :

Destinataires des données

6.1 Au sein de chaque serveur

• Les administrateurs et modérateurs — via le dashboard — accèdent aux données de leur serveur (modération, profils, statistiques, tickets, candidatures, staff, logs de messages si activés).
• Le staff accède à tout ou partie de ces données selon les permissions configurées.
• Les membres accèdent à leurs propres données (niveau, profil public, résultats d'événements).

6.2 L'équipe Kotbo

Les développeurs accèdent aux données pour la maintenance, le débogage et le support : accès restreint au minimum nécessaire et soumis à confidentialité.

6.3 Sous-traitants & services tiers

Kotbo ne vend, ne loue et ne partage pas vos données à des fins commerciales ou publicitaires.

Durée de conservation

Les durées ci-dessous précisent la conservation en fonctionnement normal, après désactivation du module ou départ du bot, et dans les sauvegardes. Lorsqu'une durée dépend d'un réglage administrateur, un plafond est imposé par Kotbo.

Hébergement et transferts internationaux

Les données traitées par Kotbo sont hébergées sur des serveurs situés en Europe (EEE). Aucun transfert direct hors EEE n'est effectué par Kotbo, à l'exception des éléments suivants :

• Discord Inc. (États-Unis) : profil Discord soumis aux garanties contractuelles de Discord.
• Sentry (si activé) : journaux d'erreurs, sous clauses contractuelles types selon la région configurée.
• Cloudflare : requêtes traitées par son réseau mondial pour la sécurité, selon les garanties applicables.
• YouTube / Twitch : aucune donnée personnelle de membre transmise.
• jsDelivr / GitHub : moteurs d'IDE chargés à la demande ; les polices de la landing et du dashboard sont auto-hébergées.

Vos droits au titre du RGPD

Sécurité des données

• Chiffrement en transit : communications entre le bot, le dashboard et la base via TLS/HTTPS.
• Isolation par serveur : les données de chaque serveur sont séparées ; un administrateur ne peut pas accéder aux données d'un autre serveur.
• Authentification robuste : OAuth2 Authorization Code, sessions serveur révocables, cookie HttpOnly, jetons Discord chiffrés côté serveur, clés API stockées sous forme de hash SHA-256.
• Contrôle d'accès granulaire : permissions configurables par l'administrateur pour chaque membre du staff.
• Journaux d'audit : actions administratives horodatées et attribuées.
• Sauvegardes : sauvegardes régulières avec contrôle d'intégrité.

En cas de violation susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous notifions l'autorité de contrôle compétente dans les 72 heures et, en cas de risque élevé, les personnes concernées dans les meilleurs délais.

Profilage & décisions automatisées

Certains traitements comportent une part d'automatisation pouvant produire un effet significatif : détection de multi-comptes (§4), liaison automatique de comptes, propagation de blacklist. Pour ces cas :

• vous avez le droit d'obtenir une intervention humaine, d'exprimer votre point de vue et de contester la décision (art. 22) ;
• la logique générale est décrite au §4 ;
• une analyse d'impact (AIPD/DPIA) est menée au titre de l'article 35 en raison du profilage et de la surveillance impliqués.

Mineurs

Discord est réservé aux personnes d'au moins 13 ans (16 dans certains pays de l'UE). Kotbo s'appuie sur les vérifications d'âge de Discord et ne collecte pas délibérément de données d'enfants de moins de 13 ans. Parents et tuteurs : contactez [email protected] pour toute suppression.

Modifications

Cette politique peut évoluer (nouveaux modules, évolutions réglementaires, changements de pratiques). En cas de modification substantielle, information via le serveur Discord officiel, une notification dans le dashboard et la mise à jour de la date en tête de page. Une politique de confidentialité est un document d'information : sa mise à jour ne vaut pas recueil de consentement. Lorsqu'un traitement requiert un consentement, celui-ci est demandé séparément par un acte positif clair.

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