Planning

Le Planning réunit sur un même agenda les réunions, les appels Discord, les absences et les tâches de votre équipe.

Lire l’agenda

Quatre calendriers se superposent, activables séparément dans Mes calendriers :

Calendrier	Contenu
Réunions	Les points d’équipe, détaillés plus bas.
Appels Discord	Les appels vocaux planifiés.
Absences	Les indisponibilités déclarées.
Tâches	Les tâches assignées.

Le panneau Personnes filtre l’agenda sur un ou plusieurs membres, avec les raccourcis Aucun et Tous.

La vue Ma journée affiche vos échéances du jour et, quand il n’y a rien, la mention Ta journée est libre !.

Les réunions

Les réunions ont quitté leur page à part : elles se créent et se suivent ici. L’ancienne adresse /meetings ouvre le Planning.

Planifier une réunion

Ouvrez Nouvel événement

Choisissez le type Réunion en haut de la fenêtre.

Renseignez le titre et le créneau

Le titre est obligatoire, la fin doit suivre le début, et une réunion déjà passée est refusée.

Rédigez l’ordre du jour

La description est publiée avec l’annonce.

Enregistrez

Kotbo annonce l’événement sur Discord et active les boutons de réponse.

Sous les dates, Kotbo rappelle dans quel fuseau l’heure est interprétée. Pour une réunion, le bouton Changer permet de la saisir dans un autre fuseau, pour cette réunion seulement.

Le salon d’annonce et le salon vocal des réunions se règlent dans Réglages du serveur, onglet Salons et rôles : champs Annonces réunions et Vocal réunions.

Suivre une réunion

Cliquez sur une réunion de l’agenda pour ouvrir sa fiche. Elle passe par les statuts Planifiée, En cours, Terminée et Annulée :

Démarrer la bascule en cours, Terminer la clôt ;
la Liste des présences compte les Présents, Excusés et Absents. La présence est relevée dans le salon vocal, et une absence déclarée sur le créneau excuse le membre automatiquement.

Supprimer une réunion

La suppression est définitive. Kotbo demande ensuite s’il faut aussi nettoyer Discord : Supprimer l’événement Discord, Supprimer le message d’annonce et Supprimer les notifications internes.

Déclarer une absence

Créez un élément de type Absence

Depuis Nouvel événement.

Renseignez le motif

Le motif de l’absence est obligatoire. Le type se choisit parmi Vacances / Congés, Maladie / Médical, Examens / Études ou Autre motif.

Choisissez le supérieur à notifier

Ce champ est obligatoire : c’est lui qui recevra la demande.

Une absence est En attente jusqu’à sa validation, puis Approuvé.

Notifications d’absence

La configuration des alertes permet d’activer un relai Discord : un message est envoyé dans un salon des alertes choisi, avec un rôle à mentionner, et éventuellement via une URL de webhook Discord.

Planifier un appel

Un appel crée un salon vocal ou une conférence à une date donnée.

Salon temporaire ou Salon existant.
Type Vocal ou Conférence.
Supprimer quand il est vide : nettoie le salon temporaire après l’appel.
Invités - staff et Invités - membres du serveur : la recherche porte sur les membres du serveur.

Qui peut créer des appels

Le bouton Permissions appels ouvre le réglage :

Tout le monde : tous les membres ayant accès au dashboard staff.
Rôles / membres précis : une liste de rôles autorisés et de membres autorisés.

Tâches et rappels

Une tâche porte un titre, une description, une priorité (basse, moyenne, haute) et un assignataire. Les tâches marquées Important remontent en tête.

Sur n’importe quel élément de l’agenda, le bloc Rappels programme une notification :

une date et heure ;
un canal de réception : Message Privé ou Ce salon Discord ;
une note libre, par exemple Réunion dans 5 min.

Chaque rappel affiche ensuite s’il est (Planifié) ou (Envoyé), et peut être supprimé.